El servidor externo contiene información personal de trabajadores y empresas, lo que posibilita a los consultores cruzar datos de afiliados, cotizantes y empleadores del Seguro de Cesantía. Esta información nominada se encuentra en la Base del Seguro de Cesantía y está disponible en las siguientes bases de datos

Afiliados al Seguro de Cesantía;

• Cuentas de los afiliados al Seguro de Cesantía;
• Empleadores de los afiliados al Seguro de Cesantía;
• Giros que originan las solicitudes;
• Rentas imponibles de los afiliados al Seguro de Cesantía;
• Saldos de las cuentas de los afiliados al Seguro de Cesantía;
• Solicitudes de beneficios de los afiliados por empleador;
• Relaciones laborales de los afiliados con los empleadores;
• Carátula de deudas de cotizaciones reconocidas;
• Involucrados en las deudas de cotización reconocidas;
• Equivalencias de RUT.

Es de responsabilidad exclusiva del consultor entender cómo se trabajan las bases del Seguro de Cesantía mencionadas anteriormente, así como los potenciales problemas metodológicos y técnicos que implica el uso de ellas.

Las bases de datos son mensuales y acumulan todos los datos desde el inicio hasta el mes correspondiente. En el servidor se cargan las bases para los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, y se van eliminando las versiones más antiguas para liberar espacio del servidor. Si así lo desea, un consultor con convenio vigente puede solicitar la carga de una base no disponible en el servidor mediante una solicitud formal por correo electrónico a la contraparte técnica del Ministerio.

La Ley N°19.728, actualizada en abril de 2024 indica que la Sociedad Administradora del Fondo de Cesantía debe mantener una Base de Datos de los trabajadores sujetos al Seguro, con los registros necesarios para la operación del Seguro, que incluirá el registro general de

información del trabajador, los movimientos de las cuentas individuales por cesantía y el archivo de documentos.

La Sociedad Administradora tiene la responsabilidad de efectuar el tratamiento de la Base de Datos de los trabajadores sujetos al Seguro, para así cumplir con las funciones definidas en la ley y aquellas que establezca la Superintendencia mediante una norma de carácter general. El objeto único de la Base de Datos es servir de soporte a las funciones de la Sociedad y para realizar estudios de carácter técnico por parte de la Superintendencia.

Las Subsecretarías de Hacienda, de Servicios Sociales, de Evaluación Social, del Trabajo y de Previsión Social, la Superintendencia de Seguridad Social, el Banco Central de Chile, la Comisión del Sistema de Competencias Laborales de la ley N° 20.267 y la Dirección de Presupuestos, están facultados para exigir los datos personales contenidos en la Base de Datos a que se refiere el artículo 34 de dicha Ley y la información que fuere necesaria para el ejercicio de sus funciones a la Sociedad Administradora de Fondos de Cesantía. En tal caso, el tratamiento y uso de los datos personales que efectúen los organismos antes mencionados quedan dentro del ámbito de control y fiscalización de dichos servicios.

Al Ministerio de Hacienda de acuerdo al artículo 6º letras a) y b) del Decreto con Fuerza de Ley Nº 7.912, de 1927, que Organiza las Secretarías del Estado, le corresponde -entre otras funciones-: “La dirección de la política financiera del Estado” y “La recaudación de las rentas públicas y su administración”.

El Decreto Supremo Nº 4.727, de 1957, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento Orgánico de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Hacienda, establece que a esta Cartera del Estado le corresponde estudiar y proponer todas aquellas medidas que incidan en materias relacionadas con la política económico y financiera del Estado y en las demás que le encomienda la ley.

A su vez, el Decreto Ley Nº 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, en su artículo 1º establece el sistema de administración financiera del Estado el cual “comprende el conjunto de procesos administrativos que permiten la obtención de recursos y su aplicación a la concreción de los logros de los objetivos del Estado”. En este sentido, corresponde al Ministerio de Hacienda velar por el correcto funcionamiento de este Sistema, adoptando las medidas y efectuando los requerimientos conducentes a la obtención de recursos en orden a la concreción de los objetivos del Estado. El artículo 7º de dicho Decreto de Ley señala que -para el funcionamiento del Sistema- éste “[…] deberá abarcar la totalidad del Sector Público y considerará clasificaciones uniformes que permitan la integración de las informaciones necesarias para la adopción de decisiones”.

Para acceder a la Base del Seguro de Cesantía el consultor, entendiéndose por este a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, que no sea funcionario del Ministerio de Hacienda, debe firmar un convenio de colaboración (“Convenio”).

Para solicitar la firma del convenio, el consultor debe completar un formulario especialmente dispuesto para este propósito, que se encuentra disponible en la página web del Ministerio, a través del banner “Acceso Consultores”. En dicho formulario, el consultor debe describir el proyecto de investigación y justificar por qué debiese ser de interés para el Ministerio de Hacienda e identificar e individualizar al equipo de investigación.

Una vez recibida la solicitud, es analizada por el Comité Evaluador del Servidor, el cual aprueba o rechaza la solicitud, o bien solicita más antecedentes para la evaluación.

De ser aprobada la solicitud, se solicita la documentación necesaria para la firma del convenio, detallada en el “Protocolo de Acceso y Seguridad al Servidor Externo del Ministerio de Hacienda” (disponible en https://consultores.hacienda.cl/solicitud-firma-de-convenio-de-colaboracion).

Verificada la completitud y validez de la documentación, se procede a la firma del convenio por parte del equipo de investigadores y, posteriormente, a la firma del o la Subsecretaria de Hacienda. Una vez que el convenio esté firmado por todas las partes, debe ser aprobado por resolución del o la Subsecretaria de Hacienda.

Solo a contar de la fecha de la total tramitación del acto administrativo que lo apruebe el consultor, estará habilitado para hacer visitas al servidor.

La firma del convenio de colaboración se puede realizar desde el extranjero mediante firma electrónica. Sin perjuicio de ello, las visitas al servidor son estrictamente presenciales, por lo que se verifica que al menos un integrante del equipo de investigación esté en Santiago de Chile para acceder a las visitas.

El convenio tiene vigencia hasta el 31 de diciembre del año correspondiente, pero puede ser renovado mediante acuerdo de las partes.

No obstante, el convenio queda sin efecto de inmediato, cuando por razones de ley, de caso fortuito, fuerza mayor, decisión o instrucción de la Contraloría General de la República o de alguna autoridad de la Administración del Estado o por resolución del Poder Judicial, o decisión del Ministerio, se determine que no resulta oportuno, conveniente o procedente la entrega total o parcial de la información que se indica en el convenio.

Se pueden agregar y restar personas del equipo de investigadores, mediante una modificación del Convenio y una solicitud formal al Comité evaluador, instancia que deberá aprobar la modificación.

No, el Convenio de colaboración solo permite el acceso al servidor externo de la Subsecretaría de Hacienda y a las bases de datos en él disponibles.

No, la Subsecretaría de Hacienda no genera convenios con ninguna institución ni pública ni privada con el propósito de disponer de información o bases de datos externas en el servidor externo.

En el convenio se establecen principalmente aspectos como los siguientes; identificación de las partes, individualización de los integrantes del equipo de investigadores; el objetivo del convenio; los deberes de las partes; la inexistencia de retribución pecuniaria del Ministerio al consultor e inexistencia de vínculo laboral; confidencialidad; autorizaciones; certificaciones; vigencia; y causales de término del convenio.

Al firmar el convenio el consultor adquiere, entre otras, las siguientes obligaciones:

Elaborar estudios y/o reportes con las principales conclusiones obtenidas de la información que consulte; velar por el debido tratamiento, resguardo y uso diligente de los bienes fiscales que se pongan a su disposición para el cumplimiento del convenio; concurrir personalmente al Ministerio y acreditarse ante la contraparte técnica o quién éste designe; trabajar los datos únicamente en el servidor del Ministerio, sin poder descargar, copiar, transferir, almacenar dicha información en otra unidad o dispositivo distinto al servidor del Ministerio; hacer uso del servidor exclusivamente para manejar, analizar, estudiar la información proporcionada por el Ministerio o previamente aprobada por este; cumplir con el Protocolo de Acceso y Seguridad al Servidor Externo del Ministerio de Hacienda.

Especial relevancia tiene el deber de guardar total confidencialidad respecto de toda la información proporcionada por el Ministerio, ya sea generada por el mismo o proveniente de otros servicios o instituciones públicas, entre ellos los datos individuales de las empresas y de las personas. Todo documento e información proporcionada al consultor, o de la que éste tome conocimiento con ocasión del convenio, tiene el carácter de confidencial y reservada y, por lo tanto, no puede ser divulgada a terceros en ninguna forma y bajo ningún medio.

Las visitas al servidor son únicamente presenciales y deben ser agendadas mediante el formulario especialmente dispuesto para este propósito, en el sitio web del Ministerio de Hacienda, indicando el(los) día(s) y el(los) bloque(s) horario(s) en el(los) cual(es) desea hacer uso del servidor. Dicha solicitud debe efectuarse antes del jueves de la semana anterior al(los) día(s) y horario(s) solicitado(s) o del día hábil previo al jueves en caso de que este sea feriado.

Se puede acceder al servidor en cualquier día hábil y en los bloques horarios detallados en el “Protocolo de Acceso y Seguridad al Servidor Externo del Ministerio de Hacienda” (disponible en https://consultores.hacienda.cl/solicitud-firma-de-convenio-de-colaboracion). En caso de haber algún día en el que no se pueda visitar el servidor, será informado en la respuesta a la solicitud de visita.

El servidor se encuentra configurado en Linux y cuenta con el programa STATA. Sin embargo, no presenta interfaz gráfica, por lo que el uso del programa es por líneas de comandos.

Sí, se puede ingresar datos en información externa al servidor. Para ello se debe hacer una solicitud mediante el “Formulario de Uso de información complementaria” (disponible en https://consultores.hacienda.cl/solicitud-firma-de-convenio-de-colaboracion). Se sugiere consultar por la factibilidad del uso de la información externa previo a la firma del convenio para agilizar la evaluación.

El contacto por parte del ministerio/contraparte técnica, evalúa que el uso de la información externa se encuentre debidamente acreditada por la institución propietaria de dicha información y que esté apta para ser trabajada en el servidor.

Verificado que el contenido de la información se ajusta a lo establecido en el convenio, se carga (guardará) a(en) la carpeta del consultor en el servidor externo y la cual estará disponible al momento que este asista a las visitas.

Sí, pero al corresponder a un archivo externo al servidor se debe hacer el procedimiento equivalente a la del uso de datos complementarios, es decir, hacer una solicitud mediante el “Formulario de Uso de información complementaria” (disponible en https://consultores.hacienda.cl/solicitud-firma-de-convenio-de-colaboracion), la que será evaluada por la contraparte técnica y, en caso de aprobarse, será cargada el archivo en la carpeta del consultor.

El consultor puede solicitar la extracción de los resultados de su trabajo con los datos del Seguro de Cesantía. Previo a solicitar la extracción, el consultor debe revisar sus resultados a fin de que estos cumplan con los requisitos de confidencialidad establecidos en el convenio respectivo. Asimismo, se espera que el consultor seleccione para la extracción solamente lo estrictamente necesario para la investigación. Se deja constancia que volúmenes de extracción elevados podrán ser rechazados.

Una vez efectuada la solicitud de extracción de información, la contraparte técnica del Ministerio de Hacienda verifica que dicha información sólo se remita a datos, tabulaciones, estadísticas, gráficos, y cualquier otro resultado de carácter agregado, y que en ningún caso permita(n) identificar de forma directa o inferir información de los afiliados, cotizantes y empresas o cualquier otra unidad registrada en las bases de datos del Seguro de Cesantía disponibles en el servidor externo, así como tampoco a partir de los cruces que el consultor pueda realizar con otras bases de datos. Si la información solicitada cumple con estos requisitos, la contraparte técnica del Ministerio de Hacienda autoriza la extracción de la información.

Todos los resultados y análisis que se elaboren a partir de los datos del Seguro de Cesantía provistos por el Ministerio de Hacienda a través del servidor externo, así como las conclusiones e interpretaciones que se generen a partir de estos, son de exclusiva responsabilidad del(los) consultor(es) y en ningún caso representan la visión y objetivos estratégicos del Ministerio de Hacienda, ni comprometen su apoyo o patrocinio.

Toda publicación que efectúe el consultor -cualquiera sea el formato (papel o digital); y/o la forma en que se concrete (artículo, minuta, estudio, etc.)-, debe ser autorizada previamente y por escrito por el Ministerio, cuando exista en la publicación utilización de la información obtenida con ocasión del presente convenio.

Para todas las consultas y temas relacionados con el acceso y uso del servidor externo de la Subsecretaría de Hacienda, se establece que el canal oficial es mediante una comunicación al correo electrónico consultores@hacienda.gov.cl.